Gebruik uw tijd efficiënter – probeer niet te multitasken!
Om te bewijzen hoe efficiënt ze hun tijd gebruiken, storten veel mensen zich op de kunst van het multitasken. Dit leidt vaak tot het tegenovergestelde van het gewenste resultaat, want de meeste mensen zijn hierdoor uiteindelijk minder efficiënt en ook de kwaliteit van hun werk lijdt eronder. Mensen die echt efficiënt met hun tijd omgaan, weten dat ze hun aandacht op één project tegelijk moeten richten om sneller en beter werk af te leveren.
Delegeren, delegeren, delegeren!
Als mensen te veel hooi op hun vork nemen, gaat dat enorm ten koste van hun productiviteit en efficiëntie. Superefficiënt ben je pas als je weet wanneer en aan wie je werkzaamheden moet delegeren om de doelstellingen van een bepaalde taak te realiseren.
Goede communicatie is het allerbelangrijkste
Voordat er gecommuniceerd wordt, is het van belang na te gaan wat de doelstellingen van de interactie zijn, en hoe u de communicatie effectief kunt laten verlopen om misverstanden te voorkomen. Als u bijvoorbeeld een e-mailbericht wilt versturen, bedenk dan van tevoren hoe u de boodschap zo kunt formuleren dat uw intenties bondig en beleefd worden overgebracht. Door even na te denken voordat u de telefoon opneemt of op ‘verzenden’ drukt, kunt u voorkomen dat u misverstanden veroorzaakt of iemand beledigt, en daarmee uzelf uren werk besparen.
Deel uw tijd goed in
Voor een efficiënt werkschema is het van belang dagelijks terugkerende werkzaamheden op een standaardwijze uit te voeren. Op die manier kunt u ruimte creëren voor belangrijke gebeurtenissen en de juiste voorbereiding en behoudt u de controle over lopende projecten. Hoe efficiënter uw tijdsplanning is, hoe makkelijker u kunt inspelen op onverwachte aangelegenheden, wanneer deze zich voordoen. Houd zelf de controle over uw tijd, in plaats van andersom!
Orden uw fysieke omgeving
Zorg ervoor dat uw werkplek geordend is en alles zijn eigen plek heeft. Ordenen is het sleutelwoord als u wilt voorkomen dat u elke dag weer kostbare minuten verliest met een zoektocht naar de spullen die u voor het uitvoeren van uw taken nodig heeft. Neem wat tijd om uw bureau op te ruimen en alles een plek te geven, want dat zal u uiteindelijk veel tijd besparen.
Houd uw werkzaamheden bij in dagboek
Probeer een week lang een dagboek bij te houden waarin u vermeldt hoeveel tijd u nodig hebt voor bepaalde activiteiten, en noteer ook hoeveel tijd u om wat voor reden dan ook niet productief bent geweest. Probeer vervolgens de week daarna minder tijd te besteden aan activiteiten die hebben geleid tot minder productiviteit. Door u bewust te zijn van zaken die u mogelijk belemmeren of afleiden, kunt u op het gebied van efficiëntie veel winst boeken.
Laat vrije tijd ook echt vrije tijd zijn
Veel mensen denken dat ze meer kunnen presteren op hun werk door het opofferen van vrije tijd. Dat is een misvatting We weten inmiddels dat mensen die moe en gestrest zijn, minder competent en efficiënt zijn dan hun uitgeruste, ontspannen collega’s. Wie goed uitgerust is, kan op de toppen van zijn of haar kunnen presteren – een win-winsituatie voor iedereen.
Plannen, plannen en nog eens plannen
Bij een nieuw project zijn mensen vaak ongeduldig en maken zij de fout meteen aan de slag te gaan zonder eerst hun doelen te formuleren en hun werkwijze vast te stellen. Efficiënte mensen bestuderen het project eerst en delen het vervolgens op in kleine stappen. In de beginfase van een nieuwe opdracht zal deze benadering wat extra tijd vergen, maar wanneer het traject naar een succesvol eindresultaat gebaseerd is op duidelijk geformuleerde doelstellingen en een uitgewerkt plan van aanpak, zal deze tijd ruimschoots worden terugverdiend.
